De creatieve industrie is misschien wel de meest diverse industrie die er is. We spreken meer dan eens studenten die aangeven dat ze graag aan de slag zouden gaan binnen deze sector. Als we ze echter vragen wat ze dan later zouden willen worden, horen we bijna net zo vaak dat ze dát nog niet precies weten. Best begrijpelijk als je bedenkt dat de “creatieve industrie” vaak wordt gebruikt als verzamelnaam voor vakgebieden als events, entertainment, reclame, muziek en media.
In PhatFAQ belichten we de verschillende kanten van de creatieve industrie en laten we zien in wat voor rollen je hierbinnen precies allemaal aan de bak kunt. Hoe? Simpelweg door bevriende professionals te vragen om in hun eigen woorden te vertellen wat ze precies doen! Deze keer spraken we Jop Verberne. Booking Assistant bij Octopus Agents.
Hi Jop! Fijn dat je in deze drukke zomermaanden een gaatje voor ons hebt kunnen vinden. Let’s get right to it. Kun je in het kort vertellen wie je bent?
Hey guys! Bedankt voor de voor de uitnodiging!
Mijn naam is Jop, ik ben 27 jaar en hoewel ik oorspronkelijk uit het warme zuiden (Limburg) kom woon ik inmiddels al zo’n 5 jaar in Amsterdam. Rond m’n vijftiende begon ik met het organiseren van evenementen bij het lokale poppodium. Vervolgens ben ik op m’n achttiende mijn eigen agency begonnen en ook regelmatig stage management klussen gaan doen.
Ondertussen was ik ook begonnen met mijn studie IEMES aan de Fontys in Tilburg via waar ik uiteindelijk stage ben gaan lopen bij Octopus Agents. Het bedrijf waar ik nog steeds werkzaam ben.
Stage verzilverd dus. Nice job! Wat doet Octopus Agents precies?
Octopus Agents is een boekingsbureau voor niche elektronische muziek dat gevestigd is in Amsterdam. We verzorgen de wereldwijde boekingen en de volledige realisatie van de shows voor een kleine veertig DJ’s en live acts. Momenteel bestaat het team uit 11 personen, variërend tussen (booking) agenten, productie & logistiek, finance & legal, een copywriter en een stagiair(e).
En wat is jouw functie precies binnen dit team?
Officieel is mijn titel ‘booking assistant’. Hierin werk ik nauw samen met een agent die negen van onze artiesten onder zijn hoede heeft. In samenspraak met deze artiesten en hun management maakt hij verschillende plannen en boekt hij de shows waar ze zullen spelen.
Zodra een show bevestigd is, kom ik in beeld voor de verdere opvolging. Denk hierbij aan het opstellen van riders (de wensenlijst van de artiest), aansturen van het finance & legal team, boeken van vluchten, uitzoeken van visa en het advancen van de show (bespreken van techniek, plannen van drivers, hotels boeken e.d.) met de organisator van het evenement.
Einddoel is het ontlasten van een artiest om zo een situatie te scheppen waarin deze een optimale show kan leveren.
Daarnaast pak ik ook regelmatig zelf aanvragen op die binnenkomen en werk ik plannen uit voor de intercontinentale tours van onze artiesten. Ook werk ik aan verschillende projecten om interne processen te optimaliseren en de dienstverlening van Octopus Agents te verbeteren.
Hoe ziet een "Standaard" werkweek er voor jou als Booking Assistant er precies uit?
In het ideale geval ziet mijn week er als volgt uit:
Ik begin mijn week met het uitsturen van de itineraries voor de aankomende shows aan de verschillende artiesten en promoters. Een itinerary is een overzicht van details die een artiest moet weten om te kunnen optreden, denk hierbij o.a. aan het adres van de locatie, contactgegevens van de organisatie en eventuele reisinformatie. Vervolgens loop ik nogmaals alle geboekte shows door, boek ik eventueel nog benodigde vluchten bij, check ik de visa status en volg ik de advancing op. Als dat rond is kijk ik naar nieuwe aanvragen, handel ik lopende opties af, werk ik tours uit en neem ik een blok van de dag om te zitten aan een operationeel project.
De realiteit ziet er vaak echter anders uit. Mijn werk bestaat voornamelijk uit reageren op situaties die zich voordoen en er komen vaak last minute zaken doorheen die mijn aandacht vereisen. Hierdoor kan het werk best wel van de hak op de tak zijn en moet ik veel schakelen tussen mijn verschillende taken en projecten.
Er is altijd een hoop te doen, het blijft jongleren met prioriteiten.
Welke tip zou je lezers geven die eenzelfde soort rol/ functie als jouw ambiëren?
Ik denk dat twee eigenschappen belangrijk zijn binnen mijn functie. Enerzijds is dat betrouwbaarheid. Je moet je bewust zijn van het feit dat er veel mensen op je bouwen. Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en stressbestendigheid is hierin dus essentieel. Anderzijds moet je ook goed overzicht kunnen bewaren. Wat mij hierin helpt is zorgvuldig en systematisch te werken.
Een handig startpunt voor meer kennis over dit vakgebied is bijvoorbeeld het uitpluizen van verschillende riders die online te vinden zijn en jezelf hier kritische vragen bij te stellen. Waarom staat dit zo beschreven? Wat voor functie heeft het om object x op je rider te zetten? Een mooie website die hier bij uitstek geschikt voor is, is The Smoking Gun.
Als je daarnaast meer wilt weten over hoe het boeken van shows en ticketing in z'n werk gaat kan ik je het boek "This Business of Concert Promotion and Touring" aanraden. Het is weliswaar erg toegespitst op de Amerikaanse markt maar alsnog heel erg leerzaam! Verder zijn er ook nog een aantal vak gerelateerde podcasts te vinden zoals deze over 50 jaar Mojo.
Veel lees & luister plezier en succes verder.
Groetjes!
Nogmaals bedankt voor je tijd Jop! Succes nog even met de zomerse drukte.